Proč je digitalizace dokumentů něčím, co by české obce neměly odkládat?
Z hledání plánů k padesát let starému kulturnímu domu bývá v mnoha obcích téměř detektivní práce. Když se chystá rekonstrukce náměstí nebo školního vytápění, každá chybějící stránka stavební a projektové dokumentace představuje zdržení a nečekané výdaje. Zjistěte, jak digitalizace těchto důležitých dokumentů výrazně urychlí veškerou práci a proč se do ní v obcích pustit co nejdříve.
Komerční sdělení | Zdroj obrázku: Joshua A./peopleimages.com / stock.adobe.com
Orientace v archivu je často boj
I menší a středně velké obce spravují překvapivě rozsáhlý majetek (úřad, školu, knihovnu apod.). Ke každé z těchto staveb by pak měla existovat potřebná dokumentace. Ta ale bývá často roztroušená na několika místech najednou – část leží v šanonech na úřadě, část v krabicích na půdě či ve sklepě knihovny – a jakmile je potřeba něco najít, trvá to celé odpoledne. Když se navíc na radnici vymění vedení nebo odejde archivář, který věděl, „kde co je“, stává se dohledávání ještě těžším.
Papírové výkresy ještě ke všemu časem chátrají. Starší výtisky blednou, v místě přehybů se dokumentace láme a po pár desetiletích je leckterý výkres téměř nečitelný. Stavební dokumentace uložená v suterénu radnice také často nepřežije případnou povodeň (vzpomeňme na roky 2002 a 2024) či požár. Tak zmizí jediný záznam o tom, kudy vede vodovodní přípojka nebo jaká je nosná konstrukce střechy.
Smutný fakt
Po ničivých povodních v roce 2002 muselo být přibližně 9 000 kartonů historických a technických dokumentů Vojenského ústředního archivu úplně skartováno. Zbylých 25 000 kartonů se zachraňovalo metodou mrazové sublimace a jejich sušení a dezinfekce trvaly neuvěřitelných šest let.
Zemský archiv v Opavě zase ve výroční zprávě uvádí, že při povodních v polovině září 2024 bylo vodou zasaženo 215 běžných metrů archiválií, z toho 10 bm bylo zničeno nenávratně a 40 bm bylo potřeba zmrazit, aby se materiály vůbec daly zachránit.
Každé zdržení se promítá do rozpočtu
Nekompletní stavební a projektová dokumentace je navíc ránou pro rozpočet samosprávy. Pokud projektanti, které si obec najme na rekonstrukci městských bytů, nedostanou přesné podklady, musí celou budovu znovu zaměřit a překreslit. To projekt zbytečně prodlužuje a především prodražuje.
Problém nastává i u dotačních programů. Ty mívají velmi přísné a relativně krátké lhůty pro podání žádostí. Pokud obec stráví příliš času hledáním či znovuvytvářením potřebných podkladů, termín snadno propásne. Bez správných papírů jim tak milionové dotace na opravu školy či stavbu nového hřiště zbytečně protečou mezi prsty.
Řešením je digitalizace dokumentů
Je důvod, proč o ní slyšíte ze všech stran. Digitalizace dokumentů vám totiž jejich správu výrazně usnadní.
Jedná se o převod existujících výkresů, technických zpráv a dalších podkladů do elektronické podoby. Nejde přitom o pouhé naskenování na kancelářské tiskárně. Velkoformátové výkresy vyžadují specializované skenery a citlivé zacházení, aby se zachovaly kóty, měřítko i čitelnost i u desítky let starých plánů.
Součástí kvalitní digitalizace dokumentů je také přidání takzvaných metadat, díky kterým úředník najde konkrétní výkres podle adresy, čísla stavby nebo typu dokumentu během pár vteřin, místo aby prohledával krabici po krabici.
Například Copy General PLAN – která pro obce a města zajišťuje skenování rozsáhlých archivů a jejich převod do přehledného digitálního úložiště – popisuje, že výsledkem je systém, který si lze představit jako snadné vyhledávání v online databázi. Do vyhledávacího pole napíšete, co hledáte a na jedno klinutí vám vyjede potřebný výkres.
K němu má navíc odpovědný pracovník přístup odkudkoli (respektive z jakéhokoliv počítače, mobilu či tabletu). Nemusí tedy pobíhat po budově a všechny podklady může snadno poslat i případným dodavatelům a třetím stranám.
Začněte co nejdříve
Copy General PLAN ale také upozorňuje, že je digitalizace dokumentů poměrně zdlouhavým procesem (převést všechnu dokumentaci do online archivu trvá i pár let), navíc je o ni stále větší zájem a prodlužují se čekací doby. Pokud tedy v obci o digitalizaci uvažujete, ozvěte se specializovaným firmám co nejdříve.
Existuje i možnost analýzy archivu, kdy digitalizační tým nejdříve projde váš archiv, zmapuje, co v něm je a dá vámodhad toho, jak dlouho by digitalizace potřebných dokumentů trvala a kolik by vše stálo. Práci pak lze rozložit na více etap – podle priorit.
Použité zdroje:
https://plan.copygeneral.cz/magazin/prehledny-digitalni-archiv-projektove-dokumentace
https://www.smocr.cz/cs/cinnost/dotace/a/digitalni-budoucnost-obci-proc-je-cas-prevest-dokumenty-do-digitalni-podoby
https://www.vuapraha.cz/zachrana-archivalii/
https://mv.gov.cz/soubor/zemsky-archiv-v-opave-zprava-o-cinnosti-za-rok-2024.aspx
Zdroj obrázku: Joshua A./peopleimages.com / stock.adobe.com
